A contabilidade faz parte da vida de qualquer empresa, mas isso não significa que seja fácil de perceber.
Balanço, demonstração de resultados, ativos, passivos, capitais próprios, resultados, depreciações, acréscimos e diferimentos são alguns dos termos que fazem parte da informação contabilística e que, para quem não trabalha diariamente com contabilidade, podem parecer difíceis de interpretar.
O empresário não precisa de ser contabilista. Mas precisa de perceber a informação essencial sobre a sua empresa.
Neste guia, explicamos alguns dos principais conceitos contabilísticos de forma simples e mostramos como podem ser úteis na gestão de um negócio.
Faturação
Este é provavelmente um dos conceitos mais importantes para qualquer empresário.
Faturação não é lucro! Uma empresa pode faturar 500.000 € num ano e ter um resultado muito inferior a esse valor, porque faturar significa gerar vendas. Para realizar essas vendas, a empresa suporta diversos gastos: mercadorias ou matérias-primas, salários, rendas, energia, serviços, transportes, seguros, juros, entre muitos outros.
Então, só depois de considerados todos os gastos, chegamos ao resultado da empresa. Por isso, uma faturação elevada não significa necessariamente uma elevada rentabilidade.
É importante acompanhar, não apenas quanto a empresa vende, mas também quanto fica efetivamente depois de suportados os custos associados à atividade.
Ativos e passivos
Estes dois conceitos aparecem frequentemente na informação contabilística e são mais simples do que parecem.
Podemos pensar no ativo como aquilo que a empresa possui ou tem a receber.
Por exemplo:
- dinheiro em caixa e bancos;
- equipamentos;
- viaturas;
- inventários;
- valores a receber de clientes.
O passivo, por outro lado, corresponde às obrigações da empresa.
Por exemplo:
- dívidas a fornecedores;
- empréstimos bancários;
- valores a pagar ao Estado;
- outras responsabilidades.
Esta distinção ajuda a perceber a estrutura financeira da empresa e o nível de responsabilidades que tem perante terceiros.
Capitais próprios
Os capitais próprios representam, de forma simplificada, a diferença entre o ativo e o passivo da empresa.
De forma simples, podemos pensar neles como aquilo que restaria para os sócios se, num determinado momento, a empresa vendesse todos os seus ativos e utilizasse esse dinheiro para pagar todas as suas dívidas e restantes responsabilidades.
Por exemplo, imagine uma empresa que possui 100.000 € em ativos — dinheiro em banco, equipamentos, viaturas, mercadorias, valores a receber de clientes, entre outros. Se tiver 60.000 € de dívidas e outras responsabilidades, os seus capitais próprios serão de 40.000 €.
Porém, esses 40.000 € não significam necessariamente que a empresa tenha esse montante disponível na conta bancária. Significam que, contabilisticamente, existe uma diferença positiva de 40.000 € entre aquilo que a empresa possui e aquilo que deve.
Os capitais próprios podem ter várias origens. Entre os seus principais componentes encontram-se:
- Capital social: montantes colocados pelos sócios na empresa;
- Resultados acumulados: lucros ou prejuízos de exercícios anteriores que permaneceram na empresa;
- Resultado líquido do período: lucro ou prejuízo gerado no exercício em análise;
- Reservas e outros componentes do capital próprio, consoante a situação da empresa.
Os capitais próprios devem ser analisados em conjunto com o ativo, o passivo, os resultados e outros indicadores financeiros. Um valor isolado não conta toda a história da empresa, mas a sua evolução ao longo do tempo pode dar ao empresário uma indicação importante sobre a forma como a estrutura financeira está a desenvolver-se.
Balanço
O balanço pode parecer um dos documentos mais difíceis da contabilidade, mas a sua lógica é relativamente simples.
De uma forma geral, o balanço mostra o que a empresa tem, o que lhe devem, o que deve e qual é o seu valor contabilístico numa determinada data.
É normalmente analisado através de três grandes componentes: Ativo, Passivo e Capital próprio.
O balanço permite, assim, ter uma visão da posição financeira da empresa num determinado momento.
Demonstração de resultados
Enquanto o balanço apresenta uma fotografia da situação da empresa numa determinada data, a demonstração de resultados permite analisar o desempenho da empresa durante um determinado período.
É aqui que podemos encontrar informação sobre rendimentos, gastos e resultado.
Se os rendimentos forem superiores aos gastos, temos um resultado positivo. Se os gastos forem superiores aos rendimentos, temos um resultado negativo.
Contudo, à semelhança de outros indicadores, também aqui é importante não ficar apenas pelo resultado final. Analisar a evolução dos rendimentos e dos gastos permite perceber o que está a influenciar os resultados e onde podem existir situações que merecem mais atenção.
Depreciações
As depreciações representam, de forma simplificada, a distribuição do custo de determinados bens da empresa ao longo do período em que se espera que sejam utilizados.
Por exemplo, se uma empresa compra um equipamento que vai utilizar durante vários anos, o seu custo não é necessariamente considerado todo de uma só vez. É reconhecido contabilisticamente ao longo da sua vida útil, através das depreciações.
Este conceito permite refletir, na contabilidade, o consumo ou desgaste dos bens ao longo do período em que são utilizados.
Volume de negócios
O volume de negócios corresponde, de forma simples, ao valor das vendas e prestações de serviços realizadas pela empresa num determinado período.
É importante não confundir volume de negócios com lucro: uma empresa pode ter um volume de negócios elevado e, ainda assim, ter custos tão altos que o lucro seja reduzido ou até inexistente.
Custos e despesas
Embora sejam muitas vezes utilizados como sinónimos, custos e despesas não significam exatamente a mesma coisa em contabilidade.
De forma simples, podemos pensar nos custos como os recursos consumidos pela empresa para produzir bens ou prestar serviços. Por exemplo, numa empresa que fabrica móveis, a madeira utilizada na produção representa um custo.
As despesas, por sua vez, estão relacionadas com os gastos associados ao funcionamento e à gestão da empresa. São exemplos as rendas, os salários, a eletricidade, os serviços de contabilidade ou outros serviços contratados.
Esta distinção ajuda a perceber onde estão a ser consumidos os recursos da empresa e como esses valores contribuem para o resultado.
Margem
A margem permite perceber quanto fica para a empresa depois de considerar o custo associado à venda de um produto ou serviço.
Por exemplo, se um produto é vendido por 100 € e o custo diretamente associado à sua venda é de 60 €, a margem bruta é de 40 €.
Acompanhar as margens ajuda a perceber quais os produtos ou serviços que são mais rentáveis e a tomar decisões sobre preços.
Margem bruta e margem líquida
A margem bruta considera a diferença entre o valor das vendas e os custos diretamente associados àquilo que é vendido.
A margem líquida vai mais longe e considera os restantes gastos da empresa, permitindo perceber quanto efetivamente sobra do negócio depois de considerados esses encargos.
Por isso, uma boa margem bruta não significa necessariamente que a empresa tenha uma margem líquida elevada.
Lucro
O lucro corresponde, de forma simples, ao resultado positivo obtido pela empresa depois de considerados os seus rendimentos e gastos.
É um dos principais indicadores da saúde financeira do negócio, mas não deve ser analisado isoladamente. Uma empresa pode apresentar lucro e, ao mesmo tempo, ter dificuldades de tesouraria.
Prejuízo
Existe prejuízo quando, num determinado período, os gastos da empresa são superiores aos seus rendimentos.
Um período com prejuízo não significa necessariamente que a empresa esteja em dificuldades permanentes, mas é um sinal que deve ser analisado para perceber o que está a acontecer e porquê.
IVA
O IVA — Imposto sobre o Valor Acrescentado — é um imposto que incide sobre o consumo de bens e serviços.
Quando uma empresa vende um produto ou presta um serviço sujeito a IVA, normalmente cobra esse imposto ao cliente e, posteriormente, entrega ao Estado o valor devido, tendo em conta também o IVA que pode deduzir nas suas compras e despesas.
IVA liquidado e IVA dedutível
O IVA liquidado é o IVA que a empresa cobra aos seus clientes nas vendas ou prestações de serviços.
O IVA dedutível é o IVA suportado pela empresa em determinadas compras e despesas relacionadas com a sua atividade, que pode ser deduzido de acordo com as regras aplicáveis.
De forma simplificada, o IVA a entregar ao Estado resulta da diferença entre o IVA liquidado e o IVA dedutível, quando aplicável.
Resultado líquido
O resultado líquido é o resultado obtido pela empresa num determinado período depois de considerados os rendimentos e gastos, incluindo os efeitos fiscais aplicáveis. Pode ser positivo, quando existe lucro, ou negativo, quando existe prejuízo.
É um dos valores que permite perceber se, num determinado período, a empresa terminou com lucro ou prejuízo.
Inventário ou stock
O inventário corresponde aos bens que a empresa tem armazenados para vender ou utilizar na sua atividade.
Ter stock suficiente é importante para garantir o funcionamento do negócio, mas stock excessivo também pode ser um problema: representa dinheiro investido em produtos que ainda não foram vendidos.
Uma boa gestão de inventário procura encontrar esse equilíbrio.
Em suma, contabilidade não é apenas cumprir obrigações. É ajudá-lo a perceber o essencial para conseguir olhar para os números e retirar deles informação útil. Estes conceitos irão ajudá-lo a olhar para estes indicadores de outra forma.
Gerir melhor começa, muitas vezes, por perceber melhor a informação que já temos.